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¿Qué gastos puedo deducirme en mi negocio?

Gastos deducibles de un autónomo / empresa

En Gestoría Autónomos recibimos constantemente preguntas genéricas sobre la fiscalidad de nuestros clientes. Una de las más habituales es la de qué gastos podemos deducirnos como autónomos o en nuestra sociedad.  Por ello hemos decidido hacer esta breve explicación detallando de forma genérica cuales son los gastos que podríamos descontar en nuestra contabilidad.

Antes de empezar, debemos señalar que para que un gasto sea deducible, deberíamos tener la factura y el comprobante de pago del mismo. Esto no supone un problema cuando se trata de pagos con tarjeta o transferencia pero puede ocasionar problemas cuando el pago se ha hecho en efectivo. Destacar también que los tickets no son una factura ya que no identifican en muchas ocasiones al cliente o al proveedor y no cumplen los requisitos formales de las mismas, así que puedes ocasionar problemas a la hora de ser aceptados por hacienda.

También nos gustaría señalar que los requisitos de deducibilidad en ocasiones no son los mismos para el IVA y para el IRPF así que intentaremos detallar a continuación qué ocurre en cada caso.

En general podemos decir que CUALQUIER  gasto es deducible al 100% si podemos demostrar ante hacienda que tenemos los documentos descritos anteriormente y que es totalmente necesario para nuestro negocio en caso de inspección.

No obstante existen ciertos puntos críticos que debemos tener en cuenta debido a su complicidad a la hora de demostrar esta vinculación con la empresa;

- Vehículos; No habrá problemas con furgonetas, camiones, etc. Pero en el caso de los turismos deberíamos probar la existencia de otro vehículo en la familia para que nos lo acepten al 100%. También suele ser necesario demostrar la utilización del vehículo mediante el kilometraje del mismo, justificando como se han efectuado esos kilómetros. En caso de no poder demostrarlo hacienda nos aceptaría únicamente el 50% del IVA de la factura de compra/leasing/renting y el 0% del coste como deducible.

- Dietas; En este punto nos referimos a restaurantes, supermercados, comida en general, desplazamientos, hoteles, etc. Debemos saber que en realidad, las cenas de negocios con clientes, con el equipo de trabajo, así como lotes de navidad, etc, en pocas ocasiones son deducibles, se consideran liberalidades. Sólo se consideran deducibles las que se hagan por motivos de desplazamiento obligatorio, es decir, fuera del municipio donde la empresa o autónomo tenga si residencia habitual. Además existe una limitación de 26,67 euros al día entre desplazamiento y dietas.

- Ropa; La ropa no suele ser deducible a no ser que se trate de uniformes de trabajo con el logotipo de la empresa estampado. No se considera como uniforme un traje, camisas, corbatas, gafas, etc

- Alquiler de la vivienda; Es cierto que podemos deducir el % que utilicemos para nuestra actividad de nuestra vivienda de alquiler como oficina. Sin embargo para ello debemos cumplir con ciertas condiciones que en ocasiones no suelen ser rentables:

- Domiciliar nuestro negocio en nuestra casa; Esto implica en la mayoría de los casos empezar a pagar la tasa de recogida de residuos.

- Cambiar el contrato de alquiler y poner que se utiliza como despacho o lugar de actividad. Esto implica empezar a pagar IVA y puede que IRPF trimestralmente. No suele gustar demasiado a los propietarios con lo que suele ser difícil hacer esta modificación.

Suministros y gastos relacionados con la vivienda; Podemos deducir hasta un 30% de los suministros, gastos de comunidad, IBI, etc siempre que cumplamos con el requisito del apartado anterior de tener nuestro negocio domiciliado en nuestra casa. Esto debe hacerse mediante el modelo 036/037 al dar de alta la actividad pero implica pagar la tasa de residuos.

Como veis, a diferencia de estas excepciones, en general podríamos deducir cualquier cosa que necesitemos para la actividad y podamos demostrar con facturas y medios de pago.

Hay que tener en cuenta que hay ciertos gastos que si superan cierto importe no deberían deducirse de golpe como obras, ordenadores, mobiliario y bienes duraderos en general. En estos casos puede que debamos amortizar dichos costes pero esto ya corresponde a otro tema que trataremos en otro artículo.

No olvidéis que podéis contactar con nosotros si tenéis cualquier pregunta a través de nuestra página web: www.gestoriautonomos.com ó www.gestoriateruel.com